Unser Ratgeber für Ihre Veranstaltung

Sie planen eine Veranstaltung und benötigen dabei Unterstützung? Im folgenden Ratgeber möchten wir Ihnen einige Tipps geben, damit Ihre geplantes auch umsetzbar wird.

Sie als Gastgeber möchten das Beste für Ihre Gäste und sich um diese kümmern, damit dies gelingt, ist es von Vorteil, wenn Sie einen Caterer oder Partyservice engagieren, der Sie dabei unterstützt. Wie findet man aber den richtigen Dienstleister und worauf sollten Sie bei einer Buchung achten?

Vorteile eines Caterings

Ein wichtiger Bestandteil einer Veranstaltung ist meist das kulinarische Erlebnis. Das Essen hat einen großen Anteil an der Zufriedenheit Ihrer Gäste und damit auch auf die Stimmung der gesamten Veranstaltung.

Jedoch können Sie meist nicht nur Speisen und Getränke buchen, sondern auch Personal, dass Sie während der Veranstaltung rundum versorgt. Die meisten Caterer bieten Servicepersonal, Barkeeper und Köche, die Live für sie kochen können, darüber hinaus stellen diese auch Materialien, wie Stühle, Tische, Geschirr, Theken, Zelte und Dekoelemente, zudem haben die meisten Caterer Partner für die musikalische Unterhaltung.

Welche Gedanken sollten Sie sich vor der Wahl eines Caterers machen?

  • Grund der Veranstaltung

  • Datum der Veranstaltung

  • Ort der Veranstaltung

  • Personenzahl

  • Gibt es Vegetarier, Veganer, Unverträglichkeiten und Allergien?

  • Soll alles gelliefert werden oder möchten Sie alles selber abholen?

  • Wer ist der Ansprechpartner vor Ort

  • Welche Gerichte stellen Sie sich vor?

  • Wie soll das Essen präsentiert werden? (Livecooking, Menü, Buffett, Grill)

  • Welche Getränke bieten sich an?

  • Welches Personal soll auf der Veranstaltung arbeiten?

  • Welche Materialien benötigen Sie?

  • Gibt es ein Budget?

Wie viele Personen kommen?

Wichtig ist frühzeitig zu klären, wie viele Gäste auf der Veranstaltung erwartet werden. Sobald der Caterer weiß, wie viele Personen es werden, kann er Ihnen auch einen guten Vorschlag machen, welche Mengen an Speisen benötigt werden.

Wo wird die Veranstaltung stattfinden?

Soll die Veranstaltung in einem Saal, einem Außenbereich oder in Ihren eigenen Räumlichkeiten stattfinden? Hierbei gibt es viele verschiedene Möglichkeiten die Veranstaltung zu gestalten. So sollten Sie auch die Art Ihrers Events berücksichtigen. So macht es Sinn, bei Hochzeiten oder Geburtstagen einen Platz für eine Tanzfläche einzuplanen, bei einer Firmenveranstaltung benötigen Sie diese eher unwahrscheinlich. Ein guter Caterer, wird Ihnen auch hierbei helfen, den richtigen Ort zu finden.

Welche Speisen und Getränke soll es geben?

Hierbei ist die Art Ihrer Veranstaltung ausschlaggebend, so möchten sie nicht nur Currywurst bei eine Hochzeit servieren. Je nach Art, sollten es verschiedene Gerichte werden, genauso wie die Darbietung der Speisen. Hierbei unterscheiden wir das klassische Buffett, den Flying Service und ein Menü.

Das Buffett

Ein Buffett ist die wahrscheinlich beliebteste Variante Ihre Gäste mit Speisen zu versorgen. Hier kann jeder Gast seine eigenen Gerichte zusammenstellen und auch mehrmals zugreifen. Der Caterer kann hierbei besonders auf die verschiedenen Ansprüche Ihrer Gäste reagieren und für jeden das richtige Gericht anbieten.

Flying Service

Dieser Service empfiehlt sich bei Empfängen oder Stehparty´s. Bei dieser Variante werden Ihren Gästen kleine Häppchen und Getränke vom Service Personal gereicht.

Menü

Das Menü eigent sich für kleine private Feiern, sowie für große Veranstaltungen. Hierbei können Sie die verschiedenen Gänge durch die vom Caterer bereitgestellten Mitarbeiter servieren lassen. Ein Nachteil gegenüber eines Buffetts ist, dass man nicht die hohe Vielfalt an Speisen erreicht. Zudem wird meist eine Küche am Veranstaltungsort benötigt und der Personalaufwand ist dort höher, als gegenüber des Menüs.

Wie finde ich jetzt den passenden Caterer?

Grundsätzlich ist es sinnvoll, bei der großen Auswahl an Angeboten auf die Qualität zu achten. Achten Sie hierbei auf Bewertungsportale im Internet,dort erfahren Sie, wie andere Leute den Caterer empfunden haben. Vereinbaren Sie mit dem passenden Caterer ein Probeessen, so können so vorab erkennen, ob die Speisen Ihren Geschmack treffen. Zudem können Sie bei dem Probeessen mit dem Caterer ausführlicher über die Veranstaltung reden und ins Detail über Ihre Wünsche gehen.

Wie hoch sind die Kosten?

Im Catering gibt es prinzipiell keine Grenzen. Die Kosten ergeben sich anhand der Auswahl und der Menge der Speisen, sowie den weiteren Aspekten wie zum Beispiel dem Mobiliar und dem Personal. Sie können sich im Vorfeld überlegen, welche Dinge für Sie unabdingbar sind und welche gegebenfalls weggelassen werden können.

So kann der Caterer Ihnen ein umfangreiches und individuelles Angebot erstellen und zukommen lassen.

Wie buchen Sie einen Caterer?

Ein guter Tipp ist, fangen Sie rechtzeitig mit der Planung Ihres Events an, so haben Sie genügend Zeit den passenen Caterer zu finden. Sobald Sie sich für einen Caterer entschieden haben und ein umfassendes Angebot erhalten haben, sollten Sie es schriftlich bestätigen. Denn gute Caterer bekommen zahlreiche Anfragen und auch deren Kapazitäten sind begrenzt.

Der Caterer wird Ihnen eine Buchungsbestätigung zukommen lassen. Achten Sie dabei darauf, dass in dieser Bestätigung Lieferort und Zeit stehen. Gerade wenn Sie einem Raum für eine bestimmte Zeit angemietet haben, ist es umso wichtiger, dass die Lieferzeit eingehalten wird.

Am besten hinterlassen sie immer einen Ansprechpartner mit der richtigen Telefonnummer, damit der Caterer Sie bei eventuellen Schwierigkeiten immer erreichen kann.

Wie bezahlt man einen Caterer?

Üblicher Weise, erhalten Sie nach der Veranstaltung eine Rechung, die Sie per Überweisung oder bar zahlen können. Bei einer größeren Veranstaltung können Sie damit rechnen, dass einige Caterer eine Anzahlung verlangen. Bands und DJs werden meist nach dem Auftritt bezahlt.

Gerne beraten Wir Sie gerne und erstellen Ihnen

ein individuelles Angebot.